そもそも電帳法とは

電帳法は、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律で、同法に基づく各種制度を利用することで、経理のデジタル化が図れます。具体的には、紙で保存しなければならなかったものを一定の要件を満たして電子で保存できるようにする法制度です。

近年、働き方改革やペーパーレス化の推進に伴い、注目度が高まっています。ここでは、電帳法の基礎知識から必要な要件に関してわかりやすく解説します。

電帳法の説明

電帳法とは、税務関係の帳簿や書類を電子データとして保存する際の要件を定めた法律です。この法律には、「電子帳簿等保存制度」「スキャナ保存制度」「電子取引保存制度」の3つの制度があり、それぞれ対象となる帳簿や書類ごとに認められている保存方法が異なります。2024年1月1日から、原則、電子データで受け取った請求書類は印刷して保管できなくなります。

• ・電子帳簿等保存：コンピューターなどで電子的に作成した国税関係帳簿書類の電子保存を認めるものです。
• ・スキャナ保存：自己が作成した紙の書類の控や取引先から受け取った紙の請求書などを、一定の要件のもとスキャンし、電子データ保存を認めるものです。
• ・電子取引：注文書や契約書などの取引情報を紙ベースではなく、電子データで行った場合の電子保存について定めたものです。

必要な要件

電帳法で電磁的記録による保存を認められるためには、以下の3つの要件を満たす必要があります。

• 1.真実性の確保

電子化された帳簿や書類が、その作成時から保存期間終了までの間、改ざんされることなく保持されていることを確保する必要があります。

• 2.検索性の確保

電子化された帳簿や書類が、必要に応じて適切に検索・閲覧できる状態で保存されていることを確保する必要があります。

• 3.閲覧用の具体的な表示方法の確保

電子化された帳簿や書類が、税務調査等で必要となった場合に、具体的に表示できる方法（例えば、特定のソフトウェアやハードウェア）を確保しておく必要があります。

これらの要件を満たすことで、電帳法に基づく電磁的記録による保存が認められます。

電帳法対応している電子サインソリューション導入の課題

電帳法対応の電子サインソリューション導入は、経理業務の効率化やコスト削減など、多くのメリットをもたらします。しかし、導入にあたっては、以下の3つの課題が挙げられます。

1.そもそもデジタルドキュメントのセキュリティが心配

電子サインソリューションを導入する際、最も重要な課題の一つはデジタルドキュメントのセキュリティです。電子化された帳簿や書類が改ざんされることなく、また、不正アクセスから保護されていることを確保する必要があります。

2. 導入と運用コストを抑えたい

電子サインソリューションの導入と運用には、ハードウェア、ソフトウェア、人件費など、さまざまなコストが発生します。これらのコストをできるだけ抑えつつ、必要な機能を満たすソリューションを選ぶことが求められます。

3. 電帳法に対応できているか

電子サインソリューションが電帳法に対応しているかどうかを確認することも重要な課題です。電帳法には真実性の確保、検索性の確保、閲覧用の具体的な表示方法の確保という3つの要件があり、これらを満たすソリューションを選ぶ必要があります。

Acrobatによる電帳法対応電子サインソリューション導入課題の解決策

Adobe Acrobatは、PDFの編集だけでなく、電帳法に対応した電子サイン機能も提供しています。

Acrobatの電子サイン機能を使用することで、電帳法に対応した電子サインソリューション導入の課題を解決することができます。

1.セキュリティ

• (1)ISO-32000-1に完全準拠したPDFの作成

ISO 32000-1は、PDFの国際標準規格で、電子文書を表現するためのデジタルフォームを指定しています。この規格に準拠したPDFを作成することで、ユーザーが電子文書を作成した環境や表示または印刷した環境に関係なく、電子文書を交換および表示できるのです。
Adobe Acrobatは、ISO 32000-1に準拠したPDFの作成が可能なツールとして知られています。Acrobatを使用すると、Office形式のファイルだけでなく、画像やCADデータまで、様々なファイル形式をISO 32000-1に準拠したPDFに変換できます。

• (2)PDFの長期閲覧保証（契約書には必須）

長期閲覧保障は、特に契約書などの重要な文書において重要な要素です。これは、契約書が長期間にわたって安全に保存され、必要なときにいつでも参照できることを保証します。

2.コスト削減

AcrobatはPDF編集ツールとして広く利用されており、追加の導入費用を抑えることができます。

Adobe Acrobatは、PDF編集ツール、電子サインツール、そして管理ツールを一つにまとめたソリューションを提供しています。これにより、複数のツールを個別に導入する必要がなくなり、コストや手間を大幅に削減することが可能です。

また、Acrobatは業界標準のPDFツールであり、多くの企業で既に導入されているため、新たなツールを導入する際の抵抗感を軽減することができます。

Acrobatの電帳法に対応した電子サイン機能

Acrobatの電子サイン機能は電帳法に対応しているため、法令遵守を確保することができます。
特徴としては以下となります。

Acrobatによる真実性の確保

Acrobatの電子サイン機能は、電帳法に対応した電子サインソリューションとして、真実性の確保、検索性の確保、閲覧用の具体的な表示方法の確保という電帳法の要件を満たすことができます。これにより、企業は安心して電子サインソリューションを導入し、運用することが可能です。

また、Acrobatの電子サイン機能は、PDFの編集機能と組み合わせることで、さらに効率的な文書管理を実現します。これらの理由から、Acrobatの電子サイン機能は、電帳法に対応した電子サインソリューションを導入する企業にとって、非常に有用な選択肢と言えるでしょう。

事務処理既定の用意

• ・国税庁が公開するサンプルより作成が可能
• ・別途、各社よりサンプルの提供やコンサルティングサービスなども提供

国税庁が公開しているサンプルを利用することで、事務処理の既定を容易に作成することが可能です。これらのサンプルは、電帳法に準拠した形式で提供されており、Adobe Acrobatなどのツールを使用して編集や電子サインの追加が可能です。

また、各企業からは、具体的な業務フローや要件に合わせたサンプルの提供や、導入から運用までをサポートするコンサルティングサービスが提供されています。これらのサービスを利用することで、自社の業務に最適な電子帳簿保存システムの構築を支援してもらうことができます。

認定タイムスタンプの付与

電子サインには認定タイムスタンプが付与され、文書の作成日時を証明します。電子サインが付与された時点での日時を記録し、後からその日時が改ざんされないことを保証します。
Adobe Acrobatなどのツールを使用して電子サインを付与する際には、認定タイムスタンプも自動的に付与。電子文書がいつ作成され、いつ電子サインが付与されたかを明確に証明することができます。

標準機能＋運用による対応

• ・最終署名者の署名後に変更を行うことは不可
• ・署名完了文書は読み取り専用となっており、MDP署名により改ざんの検知も可能
• ・削除においては、管理者権限の中でも特別なプライバシー管理者のみが可能なため、プライバシー管理者を通常ログインするユーザーに与えない運用により、削除を行えない仕組みとして運用

最終署名者の署名後に文書の変更を行うことはできません。署名完了文書は読み取り専用となり、MDP署名により文書の改ざんが検知可能です。また、削除については、管理者権限の中でも特別なプライバシー管理者のみが可能で、プライバシー管理者を通常ログインするユーザーに与えない運用により、削除を行えない仕組みとして運用されています。

メールアドレスで本人性の証明

署名者のメールアドレスを用いて、署名者の本人性を証明します。

履歴ログ

文書の作成、編集、署名の履歴をログとして保存し、必要に応じて確認することができます。

Acrobatによる検索性の確保（新機能）

Acrobatの新機能により、電帳法に対応した電子サインソリューションの検索性が大幅に向上しました。具体的には、以下のような機能が追加されています。

• ・取引年月日、取引金額、取引先名で検索可能
• ・「And」検索が可能
• ・範囲検索が可能

これらの新機能により、Acrobatの電子サイン機能は、電帳法の要件である「検索性の確保」をより高度に満たすことが可能となりました。これにより、企業は電子サインソリューションをより効率的に運用することが可能となります。
具体的には、以下のような機能が提供されています。

取引年月日、取引金額、取引先名での検索

契約書の送信者は、ユーザーが送信した各完了した契約書に取引日、取引金額、会社名をカスタムし追加することが可能となりました。これにより、特定の取引に関連する文書を効率的に検索することができます。

「And」検索

複数のキーワードを組み合わせて検索する「And」検索が可能となりました。これにより、より詳細な検索条件を設定して、必要な文書を効率的に見つけ出すことができます。

範囲検索

取引年月日や取引金額などの範囲を指定して検索することが可能となりました。これにより、特定の期間や金額範囲の取引に関連する文書を効率的に検索することができます。

導入はシステナで

Acrobatの導入については、是非システナへご相談ください。システナでは、導入から運用まで充実したサポート体制を整えておりますので安心してご利用いただけます。

お気軽にシステナへお問い合わせください。